Wie de afgelopen twee jaar een keer binnen liep bij het Bredase kantoor van Lievense | WSP aan de Tramsingel, kwam daar Melanie van der Klis tegen. Zij werkt sinds 2018 als vestigingssecretaresse bij het multidisciplinaire advies- en ingenieursbureau op gebied van bouw, infra, water en milieu.

Je hebt een opleiding tot management assistente gedaan, maar je functie is nu vestigingssecretaresse. Wat is het verschil?

Als managementassistente ondersteun je meestal iemand van het managementteam. In de baan die ik twintig jaar voor mijn huidige baan had, werkte ik ook op die manier. Je bent er dan echt om één iemand te ontzorgen.

Als vestigingssecretaresse is mijn werk breder. Alle collega’s kunnen zijn/haar vragen en verzoekjes bij mij neerleggen.

Om hoeveel mensen gaat dat dan?

Er werken bij kantoor Breda, ca. vijfenzeventig mensen, waarvan een deel gedetacheerd zit bij opdrachtgevers. Op kantoor is het zo’n vaste groep collega’s waarvoor ik taken uitvoer. Dat zijn onder andere projectleiders, maar ik ondersteun ook de vakgroepmanagers, de locatieverantwoordelijke en de KVGM-manager.

Hoe ziet een normale werkdag er voor jou uit?

Ik begin mijn ochtend altijd met de post halen. Die sorteer ik, en de post voor mensen die niet op kantoor zijn scan ik voor ze in als het belangrijk is. Daarna zet ik een kop thee, en open ik de mailboxen. Dat zijn er altijd minimaal drie, namelijk die van mezelf, het secretariaat en van onze vestiging. Op donderdag houd ik ook de algemene mailbox bij. Over het algemeen stromen al die inboxen heel snel vol, dus hoef ik me zeker niet te vervelen.

Er komen vaak ook veel verzoekjes en vragen tussendoor. Het is dus ’s ochtends nooit echt te voorspellen hoe de dag gaat lopen. Maar dat maakt het juist ook leuk. De dag vliegt op die manier om.

Wat voor taken voer je op zo’n dag uit? 

Dat is heel divers. Projectleiders vragen me bijvoorbeeld om de facturatie voor projecten te doen. Ik plan afspraken in, en heb veel contact met diverse leveranciers inzake facilitaire zaken. Ik fungeer als aanspreekpunt en vraagbaak. Toen er bijvoorbeeld ineens koud water uit de douche kwam, zorgde ik er ook voor dat dat probleem werd opgelost.

Ben je het zitten nooit beu?

Het klopt dat het een zittend beroep is, maar vervelend vind ik dat niet. Ik zorg er natuurlijk ook voor dat ik niet voor alles de telefoon pak, maar soms ook even naar boven loop om iets te vragen. En ons kantoor zit aan de Tramsingel in Breda, dus in de pauze loop ik graag even een rondje door de stad.

Waarom koos je na twintig jaar bij dezelfde werkgever voor een functie bij een ander bedrijf?

Na bijna twintig jaar wilde ik eens bij een andere organisatie binnenkijken en daar mijn kennis en ervaring inzetten. De lijntjes bij mijn huidige werkgever zijn kort en dat maakt het werk fijn en leuk. Het contact met de collega’s is prettig en dat vind ik ook heel belangrijk.

Wat vind je het minst leuk aan je baan? 

Poeh, dat is een moeilijke vraag. Ik denk toch het moeten plannen van afspraken met meerdere personen wiens agenda’s ik niet in kan kijken. Het duurt dan vaak enorm lang voordat je van iedereen een reactie hebt met mogelijke data. En als je dan een moment hebt geprikt, zal je altijd zien dat de dag van tevoren iemand afzegt. En dan kan ik weer opnieuw beginnen met plannen. Gelukkig gebeurt dat niet vaak.

Nu ik twee jaar bij mijn huidige werkgever werk, weet ik goed hoe alles binnen het bedrijf werkt. Ik kan dus bijna alle vragen en verzoekjes probleemloos beantwoorden en uitvoeren. En als ik het een keer niet weet, dan vraag ik het onze directiesecretaresse die hier al meer dan vijfendertig jaar werkt. Die samenwerking van iedereen in het bedrijf is heel prettig. En ik hoor ook vaak als ik een dag vrij ben geweest en terug op kantoor ben: ‘Fijn dat je er weer bent!’ En dat is natuurlijk super om te horen.

Tekst door Hanneke Marcelis