Je werkt op kantoor, je hebt op vrijdag om 17.00 uur heel je mailbox opgeschoond en gaat met een voldaan gevoel het weekend in. Maandagochtend, na het nemen van je eerste slok koffie en het openen van diezelfde mailbox, val je haast steil achterover. De box puilt werkelijk helemaal uit van nieuwe berichten.

Mogelijk is het bovengeschetste beeld voor veel mensen die werkzaam zijn op kantoor herkenbaar. Nu is een volle mailbox op zich een goed teken, want in de regel betekent dit dat men je aardig weet te vinden. Niettemin wil je op maandagochtend misschien snel aan de slag met andere zaken die je prioriteit vragen.

Daarom is het zaak de binnengekomen post op de juiste manier te behandelen.

Spam

In de eerste plaats: wellicht is het je al eens opgevallen dat je box nogal eens mails bevat die je vrijwel direct naar je prullenbak kunt deponeren; vaak ook zijn het mails van dezelfde afzender die iedere keer opduiken. En hoewel dat op de meeste kantoren vandaag de dag wel het geval zal zijn: controleer eens of er toch wel een spam filter op je computer meedraait. Die houdt veel overbodige post buiten de deur.

Skippen

Controleer verder eens of je box veel mails bevat die afkomstig zijn van nieuwsbrieven en dergelijke, waarvan je ooit hebt aangegeven dat je die wilde ontvangen. Kijk er nog eens kritisch naar: misschien moet je eens wat nieuwsbrieven gaan skippen. Stel je ook eens de vraag of je de herinnering aan de verjaardag van een vriend nog in je mailbox wilt zien. Vermoedelijk heb je die melding die ochtend ook al op je telefoon gezien!

Sterretje

Wat overblijft aan mails die wél belangrijk voor je zijn op deze maandagochtend. Werk eerst die berichten af die niet langer kunnen wachten en direct om antwoord vragen. Mailtjes die op een later tijdstip beantwoord kunnen worden voorzie je bijvoorbeeld van een rood sterretje.

De berichten waar je ook nog op moet reageren, maar niet direct om prioriteit vragen geef je weer een andere kleur.

Dat geeft rust en overzicht in je box.

Opstellen

Nog een tip: op het moment dat je zelf een mail verstuurt is het van belang om deze goed op te stellen. Doe je dat namelijk niet, dan levert dit in de regel veel reply’s op. Door meteen duidelijk te zijn voorkom je dat je steeds opnieuw op dezelfde mail moet reageren.